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システム手帳の使い方 2008年版

Last-modified: 2008-11-09 (日) 14:26:27 (3508d)

環境に合わせて使い方も変化 Edit

環境が変わるとそれまでのやり方に不満が出ることがある。
別のやり方を思いつくこともある。
無理に同じ使い方を続ける必要はないので、変えたほうがいいと思ったらすぐに変更。


システム手帳の使い方 2007年版」でしばらく運用していたけど、仕事の内容が変わってきた。
それまでは1ヵ月〜3ヶ月くらいの仕事が多く、週単位や月単位のタスク管理が必要だった。
ところが仕事の内容が変わって、期日のある作業をする機会が減った。そのため、まとまったタスク管理は必要がなくなってしまった。


そこで、ウィークリーのタスク管理は削除。
基本はデイリーで管理。長期の予定はマンスリーを使うようにした。

リフィル構成 Edit

スケジュールリフィルは、デイリーとマンスリーの2種類にした。
リング径が15mmなので、必要な期間分だけ挟んでる。

デイリー
当月含めて前後1ヶ月ずつの3ヶ月分。
マンスリー
1年分。2007年は三つ折りだったけど、1ページ1ヵ月の「Bindex No.048」に変更。

このほかに、方眼リフィルを数枚挟んで、買い物メモに使用。

スケジュール管理 Edit

デイリー Edit

DavinciのDRx029を使用。1ページ1日で、24時間バーティカル欄があるリフィル。
このリフィルをメインにスケジュール管理をしている。


バーティカル欄には予定と実績をラインで記入。
予定はバーティカルの左側に黒ペンで書き込み。
実績は、その右側に赤ペンで書き込み。


作業の開始時刻は○,終了時刻は▼マークにして、その間を直線で結ぶ。
引いた直線の横に、作業内容をひとことで記述。長くなる場合は省略形式で書き込む。
自分の省略記法は、アルファベット化したり1〜2文字に縮めたものを「.」(ドット)で結ぶようにした。


たとえば、「10:00から1時間のセキュリティー対策ミーティング」なら、10:00のところに○,11:00に▼,その間を直線で結んで、「SEC.M」と書く。ミーティングは共通して、末尾に「.M」を付けるようにしている。
予定時間がわからないものも、大体の予想で書いておく。「A社との打ち上げ飲み会が、19:00からB店である」という時は、まず19:00のところに○。終了時間は未定だけど、2時間くらいと予想して、21:00に▼をつけて線で結ぶ。長引きそうな時は1時間くらい余裕を見る。記述は「A.打上.D→B」。「.D」は飲み会共通。


24時間バーティカルを使っているけど、全部の時間の予定を埋めたりはしない。
予定を書き込むのは、その時にやると決めたことだけ。
そのため、決まった予定がない日は、黒ペンの線が全く入っていないこともある。


実績も記法は同じで、ペンの色が赤。
後で細かい実績時間が必要になる作業の場合は、○や▼マークの横に“分”も書き込む。10:23に作業を開始したなら、バーティカルの10:00の線より少し下に○をいれて、その横に「.23」と書く。
まとまった作業をした時は、○と▼の間は直線。
雑用や電話対応などで、まとまった作業をしていなかった時間は、大まかに○と▼を打って、その間を波線で結んでいる。


バーティカル欄にコメントを書き込むこともある。雑用として書いた実績のところに特に気になった作業を書いたり、まとまった作業中でも横入りしてきた作業を書いたり。
コメントを書き込むときは、ペンの色を緑にして区別するようにしている。ペンの色を変えると、線が重なっても読むことができるのがいい。


この予定と実績の線で、その1日に何をやったかは、ほぼ記録される。
時間もある程度正確なので、後からそのページを見ても、だいたいの内容を思い出しやすい。バーティカル部分だけでも十分日記になっている。




リフィルの右側にある方眼メモ欄は、日記のようなものになっている。
書き込む内容は様々。仕事の内容だったり、株価の値動きだったり、通販の注文だったり、ゲームの進行状況だったり。


DavinciのDRx029のメモ欄は、5mm方眼で4.5cm×7.5cmの大きさ。以前はこれでも余白ができることが多かったけど、最近はスペースが足りなくなってきた。
そこで補足的な内容は、超極細0.28mmのSignoを使って、高さ5mmのところに2行書き込むようにしている。大まかな内容は5mm罫に1行のまま。


よく書く内容は、行の先頭にアルファベット数文字で、どういう分類か分かるようにマークをつけている。
仕事のことなら「wk」、買い物なら「b」、ゲームなら「G」。



メモ欄の下にチェックボックスがあるけど、日記の内容がそこまではみ出すこともある。見るのはどうせ自分だけだし、自分が分かるなら気にしない。




チェックボックスには、その日に行う必要がある作業を書き込む。予定はしていたけど必要性がないときは、チェックボックスには書かない。
そのためたいていのページは、チェックボックスは何も書いてない。




デイリーリフィルで忘れてはならないのは、その日の天気。これがあるか無いかで、記述の信頼性が大きく変わる。
天気は、日付が印刷されている横の余白に記入。天気が変わったら矢印で結んで書き込む。
「曇りのち雨」なら「曇→雨」。“ときどき”は「・」を入れる。「晴れときどき曇りのち雨」だと「晴・曇→雨」。

マンスリー Edit

中長期の予定や、デイリーリフィルに書き込むまでもない予定は、マンスリーに書き込む。
だいたい翌週以降の予定はマンスリーに書くことが多い。翌週の予定は、状況によって変わることがあるので、デイリーに予定を引くことができないというのが大きい。
その他には、一緒に仕事をしている人の休暇・出張予定や、新製品発売情報など。


デイリーをメインに使うと、以前書いた内容を探す時が大変になるので、マンスリーにも簡単な「その日のまとめ」を書いている。
“まとめ”がインデックス代わりになるので、後から目的のデイリーリフィルを探すのが楽。


マンスリーには、その日の予定達成状況もマークで書き込んでいる。

予定を達成し、さらに上回る成果があった。
ほぼ予定通りに達成した。
重要な作業は達成して大きな遅れはないが、未達成の作業もあった。
未達成の作業があり、予定に遅れが出た。

マークは、平日は仕事とプライベートで2つ,休日はまとめて1つ、書き込むようにしている。
これを見ると、作業の遅れ具合と、その日のだらけ具合が分かる。*1

古いリフィルの管理 Edit

過去2ヶ月以前のデイリーリフィルはシステム手帳からは外す。
外したりフィルは、文具屋などで売っている黒い綴じ紐を通して、100円ショップで買ってきた箱の中に保管している。



URL B I U SIZE Black Maroon Green Olive Navy Purple Teal Gray Silver Red Lime Yellow Blue Fuchsia Aqua White

*1 ほとんどの日に▽や▼がついているような気もする。